Hướng dẫn thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân

Thuế thu nhập cá nhân là các khoản tiền thuế mà người có thu nhập phải trích một phần tiền lương hoặc từ các nguồn thu khác để nộp vào ngân sách nhà nước sau khi đã tính các khoản được giảm trừ. Đối tượng phải nộp thuế thu nhập cá nhân gồm cá nhân cư trú và cá nhân không cư trú tại Việt Nam có thu nhập chịu thuế. Vậy thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân như thế nào? Hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân cần những giấy tờ gì? Những thắc mắc pháp lý liên quan sẽ được Luật Thành Đô giải đáp trong bài viết Thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ VỀ MÃ SỐ THUẾ CÁ NHÂN

– Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019;

– Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều Luật Quản lý thuế do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020;

– Thông tư số 96/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2016;

– Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015.

II. THẾ NÀO LÀ MÃ SỐ THUẾ CÁ NHÂN?

Mã số thuế bao gồm một dãy số hoặc các ký tự khác do cơ quan quản lý thuế cấp cho người nộp thuế theo quy định của Luật quản lý thuế. Mã số thuế để nhận biết, xác định từng cá nhân nộp thuế và được quản lý thống nhất trên phạm vi toàn quốc. Mã số thuế cá nhân là 1 mã số thuế duy nhất với mục đích kê khai cho mọi khoản thu nhập. Theo điểm a khoản 1 Điều 2 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019, cấu trúc mã số thuế cá nhân gồm 10 chữ số.

Cá nhân được cấp 01 mã số thuế duy nhất để sử dụng trong suốt cuộc đời của cá nhân đó. Người phụ thuộc của cá nhân được cấp mã số thuế để giảm trừ gia cảnh cho người nộp thuế thu nhập cá nhân. Mã số thuế cấp cho người phụ thuộc đồng thời là mã số thuế của cá nhân khi người phụ thuộc phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước. Mã số thuế đã cấp không được sử dụng lại để cấp cho người nộp thuế khác.

Mã số thuế cấp cho hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh là mã số thuế cấp cho cá nhân người đại diện hộ gia đình, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.

III. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ THUẾ CÁ NHÂN LẦN ĐẦU

3.1. Hồ sơ đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân lần đầu

Theo khoản 3 Điều 31 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019, hồ sơ đăng ký thuế đối với người nộp thuế là cá nhân bao gồm:

– Tờ khai đăng ký thuế hoặc tờ khai thuế (mẫu số 05-ĐK-TCT ban hành kèm Thông tư số 96/2016/TT-BTYC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2016);

– Bản sao giấy chứng minh nhân dân, bản sao thẻ căn cước công dân hoặc bản sao hộ chiếu;

– Các giấy tờ khác có liên quan.

Việc kết nối thông tin giữa cơ quan quản lý nhà nước và cơ quan thuế để nhận hồ sơ đăng ký thuế và cấp mã số thuế theo cơ chế một cửa liên thông qua cổng thông tin điện tử được thực hiện theo quy định của pháp luật có liên quan.

3.2. Trình tự, thủ tục đăng ký mã số thuế thu nhập cá nhân lần đầu

3.2.1. Đối với hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân bằng giấy

Bước 1: Cá nhân nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu tại các địa điểm quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 32 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019.

– Cá nhân kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi cá nhân kinh doanh đó có trụ sở;

– Cá nhân có trách nhiệm khấu trừ và nộp thuế thay nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp cá nhân đó;

– Cá nhân không kinh doanh nộp hồ sơ đăng ký thuế tại cơ quan thuế nơi phát sinh thu nhập chịu thuế, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú hoặc nơi phát sinh nghĩa vụ với ngân sách nhà nước.

– Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đăng ký thuế thay cho bản thân và người phụ thuộc nộp hồ sơ đăng ký thuế thông qua tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập. Tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm tổng hợp và nộp hồ sơ đăng ký thuế thay cho cá nhân đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp tổ chức, cá nhân chi trả đó.

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận và giải quyết hồ sơ đăng ký thuế theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 96/2016/TT-BTC hướng dẫn về đăng ký thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 6 năm 2016.

Công chức thuế tiếp nhận, đóng dấu tiếp nhận hồ sơ, ghi rõ thời điểm nhận hồ sơ, số lượng tài liệu kèm theo danh mục hồ sơ đăng ký đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan thuế. Sau khi nhận hồ sơ, công chức thuế viết phiếu hẹn ngày trả kết quả. Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế gửi bằng đường bưu chính, công chức thuế đóng dấu ghi ngày nhận hồ sơ và ghi sổ văn thư của cơ quan thuế.

Trường hợp cần bổ sung hồ sơ, cơ quan thuế phải thông báo cho người nộp thuế ngay trong ngày làm việc (đối với hồ sơ nộp trực tiếp tại cơ quan thuế); trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ (đối với hồ sơ gửi qua đường bưu chính).

Thời gian giải quyết: chậm nhất không quá 03 ngày làm việc kể từ ngày cơ quan thuế nhận được hồ sơ đăng ký thuế đầy đủ theo quy định của người nộp thuế.

Bước 3: Cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế theo quy định tại Điều 34 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019.

Cơ quan thuế cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế cho người nộp thuế trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế theo quy định. Thông tin của giấy chứng nhận đăng ký thuế bao gồm:

– Tên người nộp thuế;

– Mã số thuế;

– Số, ngày, tháng, năm của giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh hoặc giấy phép thành lập và hoạt động hoặc giấy chứng nhận đăng ký đầu tư đối với cá nhân kinh doanh; thông tin của giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân hoặc hộ chiếu đối với cá nhân không thuộc diện đăng ký kinh doanh;

– Cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Cơ quan thuế thông báo mã số thuế cho người nộp thuế thay giấy chứng nhận đăng ký thuế trong các trường hợp sau đây:

– Cá nhân ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập đăng ký thuế thay cho cá nhân và người phụ thuộc của cá nhân;

– Cá nhân thực hiện đăng ký thuế qua hồ sơ khai thuế;

– Tổ chức, cá nhân đăng ký thuế để khấu trừ thuế và nộp thuế thay;

– Cá nhân đăng ký thuế cho người phụ thuộc.

Trường hợp bị mất, rách, nát, cháy giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc thông báo mã số thuế, cơ quan thuế cấp lại trong thời hạn 02 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị của người nộp thuế theo quy định

3.2.2.Đối với hồ sơ đăng ký mã số thuế cá nhân điện tử

Trình tự, thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân điện tử được quy định bởi Điều 19 Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015.

Bước 1: Người nộp thuế thực hiện thủ tục đăng ký thuế và cấp mã số thuế với cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Người nộp thuế thực hiện truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế để khai Tờ khai đăng ký thuế đối với từng trường hợp và gửi kèm các hồ sơ theo quy định dưới dạng điện tử đến Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Bước 2: Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thực hiện tiếp nhận và gửi thông báo (theo mẫu 01/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015) cho người nộp thuế qua địa chỉ thư điện tử đã được khai trên hồ sơ đăng ký thuế để ghi nhận hồ sơ đã được gửi đến cơ quan thuế hoặc thông báo lý do không nhận hồ sơ cho người nộp thuế.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tiếp nhận hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế, cơ quan thuế thực hiện kiểm tra và xử lý hồ sơ đăng ký thuế của người nộp thuế như sau:

– Trường hợp đủ điều kiện cấp mã số thuế, cơ quan thuế gửi thông báo (theo mẫu số 06/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015) về việc chấp nhận hồ sơ đăng ký cấp mã số thuế đến địa chỉ thư điện tử của người nộp thuế, trong thông báo nêu rõ thời hạn trả kết quả theo quy định của pháp luật về đăng ký thuế. Người nộp thuế có trách nhiệm nộp hồ sơ đăng ký thuế bản giấy cho cơ quan thuế khi đến nhận Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế.

+ Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế bản giấy khớp đúng với hồ sơ người nộp thuế đã gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, cơ quan thuế trả Giấy chứng nhận đăng ký thuế hoặc Thông báo mã số thuế cho người nộp thuế.

+ Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế bản giấy không khớp đúng với hồ sơ người nộp thuế đã gửi qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế, người nộp thuế phải thực hiện giải trình, bổ sung hồ sơ đăng ký thuế theo đúng quy định qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.

Sau khi được cấp mã số thuế, người nộp thuế phải thực hiện đăng ký giao dịch điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Điều 15 hoặc Điều 32 Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015.

– Trường hợp hồ sơ đăng ký thuế không đủ điều kiện cấp mã số thuế, cơ quan thuế gửi thông báo (theo mẫu số 06/TB-TĐT ban hành kèm theo Thông tư số 110/2015/TT-BTC hướng dẫn giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế do Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành ngày 28 tháng 7 năm 2015) về việc không chấp nhận hồ sơ hoặc thông báo yêu cầu giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế đến địa chỉ thư điện tử của người nộp thuế. Sau khi cơ quan thuế nhận được giải trình, bổ sung thông tin, tài liệu của người nộp thuế thì thực hiện theo quy định như các bước nêu trên

IV.THỦ TỤC THÔNG BÁO THAY ĐỔI THÔNG TIN ĐĂNG KÝ THUẾ

Theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 36 Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14 do Quốc hội ban hành ngày 13 tháng 6 năm 2019, người nộp thuế đăng ký thuế trực tiếp với cơ quan thuế khi có thay đổi thông tin đăng ký thuế thì phải thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi. Trường hợp cá nhân có ủy quyền cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập thực hiện đăng ký thay đổi thông tin đăng ký thuế cho cá nhân và người phụ thuộc thì phải thông báo cho tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày phát sinh thông tin thay đổi; tổ chức, cá nhân chi trả thu nhập có trách nhiệm thông báo cho cơ quan quản lý thuế chậm nhất là 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được ủy quyền của cá nhân.

Trong những trường hợp này, người nộp thuế thực hiện thay đổi thông tin đăng ký thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Người nộp thuế là cá nhân khi thay đổi thông tin về giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu thì ngày phát sinh thông tin thay đổi là 20 ngày (riêng các huyện miền núi vùng cao, biên giới, hải đảo là 30 ngày) kể từ ngày ghi trên giấy chứng minh nhân dân, thẻ căn cước công dân, hộ chiếu (Khoản 2 Điều 6 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều Luật Quản lý thuế do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020).

Người nộp thuế có trách nhiệm thực hiện các thủ tục về thuế với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi thay đổi địa chỉ trụ sở sang địa bàn cấp tỉnh khác theo quy định tại Điều 36 Luật Quản lý thuế, cụ thể:

– Nộp đầy đủ hồ sơ khai thuế, báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn còn thiếu theo quy định.

– Nộp đầy đủ số tiền thuế và các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước theo quy định.

– Đề nghị hoàn trả số tiền thuế, các khoản thu khác thuộc ngân sách nhà nước nộp thừa trừ trường hợp được chuyển số tiền thuế giá trị gia tăng chưa khấu trừ hết để bù trừ với số thuế giá trị gia tăng phát sinh tại cơ quan thuế nơi chuyển đến; số thuế thu nhập cá nhân, lợi nhuận sau thuế còn lại sau khi trích lập các quỹ đã tạm nộp nhưng chưa đến thời hạn nộp hồ sơ khai quyết toán thuế để bù trừ với số phải nộp theo hồ sơ khai quyết toán thuế (Khoản 3 Điều 6 Nghị định số 126/2020/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều Luật Quản lý thuế do Chính phủ ban hành ngày 19 tháng 10 năm 2020).

Bài viết tham khảo: Thủ tục cấp thẻ tạm trú cho người nước ngoài

Trên đây là tư vấn của chúng tôi về vấn đề Thủ tục đăng ký mã số thuế cá nhân. Mọi vướng mắc bạn vui lòng liên hệ bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến qua tổng đài 24/7 0919 089 888 để nhận được sự tư vấn hỗ trợ từ Luật Thành Đô.