Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép. Trong quá trình tư vấn pháp luật cho khách hàng là nhà đầu tư nước ngoài, công ty Luật Thành Đô đã nhận được nhiều thắc mắc liên quan đến thủ tục thành lập một văn phòng đại diện để nghiên cứu thị trường và xúc tiến thương mại. Trong bài viết này, Luật Thành Đô sẽ tư vấn chi tiết cho quý khách hàng về thủ tục: “Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam”

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

– Luật Thương mại năm 2005;

– Luật Doanh nghiệp năm 2020;

– Nghị định 07/2016/NĐ-CP quy định chi tiết về văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài;

– Thông tư số 11/2016/TT-BCT hệ thống các biểu mẫu sử dụng trong hoạt động của văn phòng đại diện và chi nhánh của doanh nghiệp nước ngoài;

– Thông tư 143/2016/TT-BTC quy định về các khoản phí của nhà nước cho việc thành lập văn phòng đại diện của doanh nghiệp nước ngoài.

II. CAM KẾT CỦA WTO VỀ THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

2.1. Nhà cung cấp dịch vụ nước ngoài được phép thành lập Văn phòng đại diện tại Việt Nam đối với các ngành và phân ngành dịch vụ được liệt kê tại các Biểu cam kết về dịch vụ của Việt Nam trong các điều ước quốc tế như sau:

Các Ngành/phân ngành (2)	Cơ quan quản lý chuyên ngành (3)
Dịch vụ kinh doanh:
A- Dịch vụ chuyên môn
1- Dịch vụ pháp lý	Bộ Tư pháp
2- Dịch vụ kế toán, kiểm toán và ghi sổ kế toán	Bộ Tài chính
3- Dịch vụ tư vấn thuế	Bộ Tài chính
4- Dịch vụ kiến trúc	Bộ Xây dựng
5- Dịch vụ tư vấn kỹ thuật
6- Dịch vụ quy hoạch đô thị và kiến trúc cảnh quan đô thị	Bộ Xây dựng
7- Dịch vụ thú y	Bộ Nông nghiệp và PTNT
B- Dịch vụ máy tính và các dịch vụ liên quan	Bộ Thông tin và Truyền thông
C- Dịch vụ nghiên cứu và phát triển	Bộ Khoa học và công nghệ
D- Dịch vụ cho thuê không kèm người điều khiển	Bộ Công Thương
E- Các dịch vụ kinh doanh khác
1- Dịch vụ quảng cáo	Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
2- Dịch vụ nghiên cứu thị trường	Bộ Công Thương
3- Dịch vụ tư vấn quản lý	Bộ Công Thương
4- Dịch vụ liên quan đến tư vấn quản lý	Bộ Công Thương
5- Dịch vụ liên quan đến nông nghiệp, sân bắn và lâm nghiệp	Bộ Nông nghiệp và PTNT
6- Dịch vụ liên quan đến khai thác mỏ	Bộ Công Thương
7- Dịch vụ liên quan đến sản xuất	Bộ Công Thương
8- Dịch vụ liên quan đến tư vấn khoa học kỹ thuật	Bộ Công Thương, Bộ Khoa học và công nghệ
9- Dịch vụ sửa chữa, bảo dưỡng, máy móc thiết bị	Bộ Công Thương
Dịch vụ thông tin	Bộ Thông tin và Truyền thông
Dịch vụ xây dựng và các dịch vụ kỹ thuật liên quan	Bộ Xây dựng
Dịch vụ phân phối	Bộ Công Thương
Dịch vụ giáo dục	Bộ Giáo dục và Đào tạo
Dịch vụ môi trường	Bộ Tài nguyên và Môi trường
Dịch vụ tài chính	Bộ Tài chính, Ngân hàng nhà nước
Dịch vụ y tế và xã hội	Bộ Y tế
Dịch vụ du lịch và dịch vụ liên quan	Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Dịch vụ giải trí, văn hóa và thể thao	Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch
Dịch vụ vận tải	Bộ Giao thông vận tải
Các dịch vụ hỗ trợ vận tải biển	Bộ Công Thương

Nội dung cam kết: Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp nước ngoài, được thành lập theo pháp luật Việt Nam để tìm kiếm, thúc đẩy các cơ hội hoạt động thương mại, du lịch nhưng không được tham gia vào các hoạt động sinh lợi trực tiếp.

III. ĐIỀU KIỆN THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI

Để thành lập văn phòng đại diện tại Việt Nam, công ty nước ngoài cần đáp ứng các điều kiện sau:

– Thương nhân nước ngoài được thành lập, đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc được pháp luật các quốc gia, vùng lãnh thổ này công nhận;

– Thương nhân nước ngoài đã hoạt động ít nhất 01 năm, kể từ ngày được thành lập hoặc đăng ký;

– Trong trường hợp Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài có quy định thời hạn hoạt động thì thời hạn đó phải còn ít nhất là 01 năm tính từ ngày nộp hồ sơ;

– Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện phải phù hợp với cam kết của Việt Nam trong các điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên;

– Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành).

IV. THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÔNG TY NƯỚC NGOÀI

4.1. Hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Căn cứ theo Điều 10 Nghị định 07/2016/NĐ-CP hồ sơ xin cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện của công ty nước ngoài gồm các giấy tờ sau:

(1) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện theo mẫu của Bộ Công Thương do đại diện có thẩm quyền của thương nhân nước ngoài ký;

(2) Bản sao Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài;

(3) Văn bản của thương nhân nước ngoài cử/bổ nhiệm người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(4) Bản sao báo cáo tài chính có kiểm toán hoặc văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất hoặc giấy tờ có giá trị tương đương do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc xác nhận, chứng minh sự tồn tại và hoạt động của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất;

(5) Bản sao hộ chiếu hoặc giấy chứng minh nhân dân hoặc thẻ căn cước công dân (nếu là người Việt Nam) hoặc bản sao hộ chiếu (nếu là người nước ngoài) của người đứng đầu Văn phòng đại diện;

(6) Tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện bao gồm:

+ Bản sao biên bản ghi nhớ hoặc thỏa thuận thuê địa điểm hoặc bản sao tài liệu chứng minh thương nhân có quyền khai thác, sử dụng địa điểm để đặt trụ sở Văn phòng đại diện;

+ Bản sao tài liệu về địa điểm dự kiến đặt trụ sở Văn phòng đại diện: Địa điểm đặt trụ sở Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài phải phù hợp với quy định của pháp luật Việt Nam về điều kiện an ninh, trật tự, an toàn vệ sinh lao động và các điều kiện khác theo quy định của pháp luật; không được cho mượn, cho thuê lại trụ sở.

Lưu ý: Tài liệu nước ngoài phải được hợp pháp hóa lãnh sự và dịch công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

4.2. Trình tự, thủ tục cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện

Bước 1. Chuẩn bị và nộp hồ sơ

– Số lượng hồ sơ: 01 bộ hồ sơ

– Hình thức nộp hồ sơ: Công ty nước ngoài nộp hồ sơ trực tiếp hoặc qua đường bưu điện hoặc trực tuyến (nếu đủ điều kiện áp dụng) đến Cơ quan cấp Giấy phép nơi dự kiến đặt Văn phòng đại diện.

Bước 2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền tiếp nhận, thẩm định và xử lý hồ sơ.

Trong thời hạn 03 ngày làm việc, Sở Công thương kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ. Việc yêu cầu bổ sung hồ sơ được thực hiện tối đa một lần trong suốt quá trình giải quyết hồ sơ.

Trong thời hạn 07 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trừ trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam hoặc thương nhân nước ngoài không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên, việc thành lập Văn phòng đại diện phải được sự chấp thuận của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ quản lý chuyên ngành (sau đây gọi chung là Bộ trưởng Bộ quản lý chuyên ngành) và trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép gửi văn bản lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản xin ý kiến của Cơ quan cấp Giấy phép, Bộ quản lý chuyên ngành có văn bản nêu rõ ý kiến đồng ý hoặc không đồng ý cấp phép thành lập Văn phòng đại diện. Trong thời hạn 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành, Cơ quan cấp Giấy phép cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài. Trường hợp không cấp phép phải có văn bản nêu rõ lý do.

Trường hợp việc thành lập Văn phòng đại diện chưa được quy định tại văn bản quy phạm pháp luật chuyên ngành, Sở công thương lấy ý kiến của Bộ quản lý chuyên ngành . Sau khi nhận được ý kiến, Sở công thương cấp hoặc không cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện cho thương nhân nước ngoài.

Trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày Văn phòng đại diện nước ngoài được Cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện, Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm công bố trên trang thông tin điện tử.

Lưu ý: Trường hợp nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện không phù hợp với cam kết của Việt Nam tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên hoặc không thuộc quốc gia, vùng lãnh thổ tham gia điều ước quốc tế mà Việt Nam là thành viên thì việc thành lập Văn phòng đại diện được phải được lấy ý kiến và chấp thuận của Bộ quản lý chuyên ngành.

Bước 3. Thủ tục sau khi được cấp Giấy phép thành lập văn phòng đại diện

Sau khi nhận giấy phép thành lập văn phòng đại diện, thương nhân tiến hành thủ tục khắc dấu và công bố mẫu dấu của văn phòng đại diện tại Công an tỉnh/thành phố

Đăng ký cấp Thông báo mã số thuế cá nhân của trưởng Văn phòng đại diện công ty nước ngoài.

Lưu ý: Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài có thời hạn 05 năm nhưng không vượt quá thời hạn còn lại của Giấy đăng ký kinh doanh hoặc giấy tờ có giá trị tương đương của thương nhân nước ngoài trong trường hợp giấy tờ đó có quy định về thời hạn.

Thời hạn của Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện được cấp lại bằng thời hạn của Giấy phép đã được cấp trước đó.

Bước 4. Nhận kết quả

Sau thời hạn quy định của luật đối với việc giải quyết hồ sơ của cơ quan có thẩm quyền, sẽ nhận kết quả hồ sơ.

Bài viết cùng chủ đề:

Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện

Trên đây là tư vấn của Luật Thành Đô về Thủ tục Thành lập văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam. Nếu quý khách hàng còn thắc mắc cần được giải đáp vui lòng liên hệ Luật sư của Công ty Luật Thành Đô qua Hotline: 0919 089 888 để được tư vấn chi tiết.