Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện

Trong cuộc sống hàng ngày, chúng ta thường nghe mọi người nhắc đến thuật ngữ văn phòng đại diện. Vậy cụ thể thì văn phòng đại diện là gì, chức năng như thế nào? Trong bài viết sau đây, Luật Thành Đô sẽ giúp Quý khách hàng hiểu rõ hơn về vấn đề này.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

– Luật Doanh nghiệp 2020;

– Luật Thương mại 2005;

– Nghị định 01/2021/NĐ-CP về đăng ký doanh nghiệp;

– Thông tư 47/2019/TT-BTC quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp;

– Các văn bản pháp luật khác có liên quan.

II. VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

Khoản 2 Điều 44 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định:

“Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp, có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó. Văn phòng đại diện không thực hiện chức năng kinh doanh của doanh nghiệp.”

Bên cạnh đó, khoản 6 Điều 3 Luật Thương mại 2005 cũng quy định:

“Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam là đơn vị phụ thuộc của thương nhân nước ngoài, được thành lập theo quy định của pháp luật Việt Nam để tìm hiểu thị trường và thực hiện một số hoạt động xúc tiến thương mại mà pháp luật Việt Nam cho phép.”

Như vậy, có thể hiểu:

+ Văn phòng đại diện là đơn vị phụ thuộc của doanh nghiệp. Do đó VPĐD không có tư cách pháp nhân.

+ Văn phòng đại diện có nhiệm vụ đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp và bảo vệ các lợi ích đó.

+ Văn phòng đại diện không được thực hiện các hoạt động kinh doanh.

III. CHỨC NĂNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN LÀ GÌ?

Văn phòng đại diện có chức năng đại diện theo ủy quyền cho lợi ích của doanh nghiệp. Do đó chức năng của VPĐD phụ thuộc vào sự ủy quyền của doanh nghiệp.

Tuy nhiên, nhìn chung, VPĐD được lập ra với chức năng là một văn phòng trung gian để:

– Liên lạc, giao dịch với các đối tác của doanh nghiệp;

– Xúc tiến thúc đẩy đầu tư, tìm hiểu thị trường;

– Nghiên cứu, cung cấp thông tin, hỗ trợ doanh nghiệp tiếp cận thị trường và đối tác mới;

– Quảng bá, tiếp thị sản phẩm;

– Rà soát thị trường, phát hiện hành vi xâm phạm, hành vi cạnh tranh không lành mạnh, đại diện công ty khiếu kiện về sự vi phạm đó.

Văn phòng đại diện không có chức năng ký kết hợp đồng cũng như mua bán. Do đó, VPĐD chỉ được giới thiệu sản phẩm, không được mua bán trực tiếp.

Tuy rằng VPĐD không được nhân danh chính mình trực tiếp kinh doanh, ký kết các hợp đồng kinh tế, nhưng văn phòng đại diện vẫn được ký kết hợp đồng theo sự uỷ quyền của doanh nghiệp và đóng dấu doanh nghiệp.

Văn phòng đại diện của doanh nghiệp có hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ thì phải nộp lệ phí môn bài. Trường hợp VPĐD không hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa dịch vụ thì không phải nộp lệ phí môn bài.

Ngoài ra, Văn phòng đại diện bắt buộc phải có mã số thuế nhưng không phải nộp báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp và thực hiện các nghĩa vụ về sổ sách kế toán theo luật định.

IV. THỦ TỤC THÀNH LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ

Doanh nghiệp cần chuẩn bị 01 bộ hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng đại diện bao gồm các giấy tờ sau đây:

(1) Thông báo thành lập VPĐD do người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp ký;

(2) Bản sao nghị quyết, quyết định và bản sao biên bản họp của Hội đồng thành viên đối với công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên, công ty hợp danh, của Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần; bản sao nghị quyết, quyết định của chủ sở hữu công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên về việc thành lập VPĐD;

(3) Bản sao giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với người đứng đầu VPĐD.

Bước 2: Nộp hồ sơ

Doanh nghiệp nộp hồ sơ đăng ký hoạt động VPĐD tại Phòng Đăng ký kinh doanh nơi đặt văn phòng đại diện.

Bước 3: Nhận kết quả

Trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh cấp Giấy chứng nhận đăng ký hoạt động VPĐD, cập nhật thông tin về địa điểm kinh doanh trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp cho doanh nghiệp.

Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, Phòng Đăng ký kinh doanh thông báo bằng văn bản nội dung cần sửa đổi, bổ sung cho doanh nghiệp.

Lệ phí: 50.000 đồng/lần

V. LƯU Ý KHI ĐẶT TÊN VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN

Tên văn phòng đại diện phải được viết bằng các chữ cái trong bảng chữ cái tiếng Việt, các chữ cái F, J, Z, W, chữ số và các ký hiệu. Tên VPĐD phải bao gồm tên doanh nghiệp kèm theo cụm từ “Văn phòng đại diện”. Phần tên riêng trong tên VPĐD không được sử dụng cụm từ “công ty”, “doanh nghiệp”.

Ngoài tên bằng tiếng Việt, VPĐD có thể đăng ký tên bằng tiếng nước ngoài và tên viết tắt.

Tên VPĐD phải được viết hoặc gắn tại trụ sở văn phòng đại diện. Tên VPĐD được in hoặc viết với khổ chữ nhỏ hơn tên tiếng Việt của doanh nghiệp trên các giấy tờ giao dịch, hồ sơ tài liệu và ấn phẩm do văn phòng đại diện phát hành.

Bài viết liên quan:

Thủ tục thành lập chi nhánh nước ngoài

Thủ tục chấm dứt hoạt động văn phòng đại diện

Trên đây là ý kiến tư vấn của Luật Thành Đô về vấn đề Văn phòng đại diện là gì? Chức năng của văn phòng đại diện, mọi vướng mắc bạn vui lòng trao đổi trực tiếp với bộ phận luật sư tư vấn pháp luật trực tuyến 24/7 qua hotline: 0919.089.888 để được hỗ trợ giải đáp.