Các quy định pháp luật về con dấu doanh nghiệp

Con dấu doanh nghiệp là phương tiện đặc biệt do cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký, quản lý, được sử dụng để đóng trên văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức, chức danh nhà nước.

Đối với doanh nghiệp, con dấu là một yếu tố có tính pháp lý mang dấu hiệu nhận biết của doanh nghiệp, thường xuyên xuất hiện trên nhiều giấy tờ, chứng từ giao dịch của công ty cũng như các loại giấy tờ quan trọng khác.

Các giấy tờ khi giao dịch hay hợp đồng trong hoạt động kinh doanh chỉ thực sự có giá trị pháp lý khi có sự hiển thị con dấu doanh nghiệp trên các văn bản đó.Vậy pháp luật quy định cụ thể về con dấu của doanh nghiệp, công ty như thế nào? Luật Thành Đô xin tư vấn như sau:

I. CĂN CỨ PHÁP LÝ

– Luật doanh nghiệp số 59/2020/QH14;

– Luật doanh nghiệp số 68/2014/QH13;

– Nghị định số 96/2015/NĐ-CP Quy định chi tiết một số điều của Luật Doanh nghiệp.

II. LOẠI DẤU, SỐ LƯỢNG, HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG DẤU CỦA DOANH NGHIỆP

Theo khoản 2 điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp có quyền tự quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác của doanh nghiệp.

Về hình thức con dấu: Luật doanh nghiệp 2020 ghi nhận dấu của doanh nghiệp tồn tại dưới 2 hình thức bao gồm:

– Dấu được làm tại cơ sở khắc dấu

– Dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Việc quy định công nhận chữ ký số là dấu của doanh nghiệp là nội dung mới so với quy định tại Luật doanh nghiệp 2014. Hình thức chữ ký số được quy định tại Nghị định 130/2018/NĐ-CP, theo đó có thể hiểu chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được mã hóa các dữ liệu, thông tin của một doanh nghiệp dùng để ký thay cho chữ ký trên các loại văn bản và tài liệu số thực hiện trong các giao dịch điện tử qua mạng Internet.

Việc đưa chữ ký điện tử làm con dấu của doanh nghiệp giúp doanh nghiệp có thêm lựa chọn trong việc sử dụng dấu thay vì chỉ sử dụng con dấu khắc như trước đây.

Về thẩm quyền quyết định: chủ doanh nghiệp tư nhân đối với doanh nghiệp tư nhân, Hội đồng thành viên đối với công ty hợp danh, Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty đối với công ty trách nhiệm hữu hạn, Hội đồng quản trị đối với công ty cổ phần quyết định số lượng, hình thức, nội dung và mẫu con dấu, việc quản lý và sử dụng con dấu, trừ trường hợp Điều lệ công ty có quy định khác. Nội dung Điều lệ hoặc Quyết định về con dấu của doanh nghiệp phải bao gồm:

– Mẫu con dấu, gồm: Hình thức, kích cỡ, nội dung, màu mực dấu.

– Số lượng con dấu.

– Quy định về quản lý và sử dụng con dấu.

Về hình thức và nội dung mẫu con dấu:

– Mẫu con dấu doanh nghiệp được thể hiện dưới một hình thức cụ thể (hình tròn, hình đa giác hoặc hình dạng khác).

– Nội dung mẫu con dấu do doanh nghiệp quyết định không bắt buộc các nội dung phải thể hiện như Luật 2014. Tuy nhiên lưu ý doanh nghiệp không được sử dụng những hình ảnh, từ ngữ, ký hiệu sau đây trong nội dung hoặc làm hình thức mẫu con dấu:

+ Quốc kỳ, Quốc huy, Đảng kỳ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

+ Hình ảnh, biểu tượng, tên của nhà nước, cơ quan nhà nước, đơn vị vũ trang nhân dân, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị – xã hội, tổ chức chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp.

+ Từ ngữ, ký hiệu và hình ảnh vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong, mỹ tục của dân tộc Việt Nam.

III. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU DOANH NGHIỆP

Việc quản lý và sử dụng con dấu doanh nghiệp theo luật mới 2020 có nhiều điểm khác biệt so với quy định trước đó, cụ thể như sau:

Thứ nhất, doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền

Tại khoản 2 điều 44 Luật doanh nghiệp 2014 quy định doanh nghiệp được tự khắc dấu nhưng trước khi sử dụng, doanh nghiệp có nghĩa vụ thông báo mẫu con dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh để đăng tải công khai trên cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp.

Tuy nhiên tại khoản 3 điều 43 Luật doanh nghiệp 2020 lại quy định việc quản lý và lưu giữ dấu thực hiện theo quy định của Điều lệ công ty hoặc quy chế do doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện hoặc đơn vị khác của doanh nghiệp có dấu ban hành.

Như vậy theo quy định mới, doanh nghiệp không cần đăng ký hoặc thông báo mẫu dấu với cơ quan có thẩm quyền. Quy định này nhằm đơn giản hóa các thủ tục hành chính, giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong quá trình thực hiện các thủ tục liên quan đến doanh nghiệp.

Thứ hai, các bên giao dịch không được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu

Nếu luật 2014 cho phép con dấu được sử dụng trong các trường hợp theo quy định của pháp luật hoặc các bên giao dịch có thỏa thuận về việc sử dụng con dấu thì luật Doanh nghiệp 2020 quy định “Doanh nghiệp sử dụng dấu trong các giao dịch theo quy định của pháp luật”, tức hai bên trong giao dịch sẽ không còn được thỏa thuận về việc sử dụng con dấu nữa, từ đó đã nhằm hạn chế trường hợp sử dụng con dấu của doanh nghiệp.

Bài viết cùng chủ đề:

Thủ tục nhận thừa kế cổ phần công ty

Trên đây là những tư vấn của chúng tôi về quy định về con dấu doanh nghiệp, công ty. Nếu quý bạn đọc còn có những băn khoăn, vướng mắc liên quan đến vấn đề này, vui lòng liên hệ qua Tổng đài tư vấn pháp luật 0919.089.888 của Luật Thành Đô để được tư vấn chi tiết./.