Những việc cần làm sau khi thành lập công ty cổ phần

Công ty Cổ phần là một trong các loại hình doanh nghiệp được quy định theo pháp luật Việt Nam. Mỗi loại hình công ty đều có các ưu điểm và hạn chế riêng trong quá trình thành lập và hoạt động. Bài viết sau đây sẽ trình bày về một số điểm lưu ý sau khi thành lập Công ty Cổ phần, hỗ trợ các chủ thể thành lập doanh nghiệp thực hiện dễ dàng hơn trong quy trình thành lập Công ty.

I. CƠ SỞ PHÁP LÝ

Luật Doanh nghiệp 2020;

Luật Quảng cáo 2018;

Nghị định số 50/2016/NĐ-CP Quy định về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư;

Nghị định số 139/2016/NĐ-CP Quy định về lệ phí môn bài;

Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Nghị định quy định chi tiết thi hành Luật giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;

Thông tư số 47/2019/TT-BTC Quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí cung cấp thông tin doanh nghiệp, lệ phí đăng ký doanh nghiệp.

II. MỘT SỐ ĐIỂM LƯU Ý SAU KHI THÀNH LẬP CÔNG TY CỔ PHẦN

2.1. Công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp

– Căn cứ theo quy định tại Luật Doanh nghiệp 2020 thì sau thời hạn 03 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ hợp lệ thì Cơ quan đăng ký kinh doanh có trách nhiệm xem xét tính hợp lệ của hồ sơ đăng ký thành lập Công ty Cổ phần và cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Theo đó, sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Công ty Cổ phần cần phải tiến hành thông báo công khai trên Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp. Ngoài ra Công ty cần nộp phí công bố thông tin doanh nghiệp theo quy định tại Thông tư số 47/2019/TT-BTC của Bộ Tài chính là 50.000 VNĐ/lần.

– Nội dung công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp của Công ty Cổ phần cần đầy đủ các thông tin sau:

+ Nội dung Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

+ Ngành, nghề kinh doanh;

+ Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có).

– Thời hạn đối với việc công bố nội dung đăng ký doanh nghiệp của Công ty Cổ phần là 30 ngày kể từ ngày nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

2.2. Tiến hành gắn biển tên Công ty Cổ phần

– Theo quy định tại Khoản 4 Điều 37 Luật Doanh nghiệp 2020 thì tên của Công ty Cổ phần cần được gắn tại trụ sở chính và chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có). Trong đó, hình thức về biển hiệu của Công ty Cổ phần được quy định như sau:

+ Biển hiệu của Công ty Cổ phần được thể hiện bằng các hình thức như bảng, biển, hộp đèn, hệ thống đèn neon uốn chữ hoặc các hình thức khác phù hợp với quy định của pháp luật;

+ Biển hiệu của Công ty Cổ phần cần đảm bảo tối thiểu các thông tin về tên Công ty, địa chỉ kinh doanh, số điện thoại và mã số thuế;

+ Biểu tượng (logo) của Công ty Cổ phần đã đăng ký với cơ quan có thẩm quyền được thể hiện trên biển hiệu với diện tích dưới 20% diện tích biển hiệu (không chứa các thông tin quảng cáo);

+ Chữ viết trên biển hiệu được thực hiện theo quy định tại Luật Quảng cáo 2018;

+ Biển hiệu của Công ty Cổ phần được viết, đặt sát cổng hoặc mặt trước của trụ sở chính hoặc chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có).

– Đối với trường hợp Công ty Cổ phần không gắn tên doanh nghiệp tại trụ sở chính và chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có) sẽ bị xử phạt hành chính theo quy định của Chính Phủ tại Nghị định số 50/2016/NĐ-CP, phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng, bên cạnh đó sẽ áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là buộc gắn tên tại trụ sở chính và chi nhánh, văn phòng đại diện, địa điểm kinh doanh (nếu có).

2.3. Thủ tục đăng ký thuế lần đầu

2.3.1. Mã số thuế

Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 là mã số doanh nghiệp là dãy số được tạo bởi Hệ thống thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, được cấp cho doanh nghiệp khi thành lập và ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Mã số doanh nghiệp cũng chính là mã số thuế mà Công ty Cổ phần sử dụng để thực hiện nghĩa vụ về thuế, thủ tục hành chính, quyền và nghĩa vụ khác của Công ty.

2.3.2. Nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu

– Nghĩa vụ thuế đầu tiên mà Công ty Cổ phần cần thực hiện đó là tiến hành nộp hồ sơ đăng ký thuế lần đầu cho cơ quan thuế. Công ty có thể lựa chọn một trong ba hình thức nộp hồ sơ được pháp luật quy định hiện nay, cụ thể:

+ Công ty Cổ phần nộp hồ sơ bằng giấy trực tiếp cho cơ quan thuế. Cán bộ thuế sẽ tiếp nhận và đóng dấu tiếp nhận vào Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu, ghi rõ ngày nhận hồ sơ, số lượng tài liệu trong danh mục hồ sơ. Ngoài ra, Công ty sẽ nhận được phiếu hẹn ngày trả kết quả đối với hồ sơ thuộc diện cơ quan thuế phải trả kết quả.

+ Công ty Cổ phần nộp hồ sơ bằng giấy thông qua đường bưu chính, Cán bộ thuế đóng dấu tiếp nhận, ghi ngày nhận hồ sơ vào hồ sơ và ghi số văn thư của cơ quan thuế.

+ Công ty Cổ phần cũng có thể đăng ký thuế lần đầu qua hình thức trực tuyến, việc tiếp nhận hồ sơ sẽ được thực hiện tại Hệ thống Thuế điện tử của Bộ Tài Chính thông qua website: thuedientu.gdt.gov.vn.

– Thời hạn nộp Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu của Công ty Cổ phần chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng tiến hành hoạt động sản xuất kinh doanh, hoặc trong thời hạn là 30 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Hồ sơ đăng ký thuế lần đầu của Công ty Cổ phần sẽ bao gồm các thành phần như sau:

+ Tờ khai đăng ký thuế;

+ Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

+ Danh sách cổ đông sáng lập; danh sách cổ đông là nhà đầu tư nước ngoài (nếu có);

+ Quyết định bổ nhiệm Chủ tịch Hội đồng quản trị hoặc Giám đốc (Tổng giám đốc);

+ Quyết định về việc bổ nhiệm Kế toán trưởng, người phụ trách kế toán;

+ Bản sao hợp lệ Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân của người đại diện theo pháp luật, của kế toán trưởng hoặc người phụ trách kế toán;

+ Công văn đăng ký hình thức kế toán, chế độ kế toán và sử dụng hóa đơn;

+ Văn bản đăng ký phương pháp trích khấu hao tài sản cố định (nếu có tài sản cố định);

+ Giấy ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ trong trường hợp không phải là người đại diện theo pháp luật.

2.4. Chữ ký số

Theo giải thích của Nghị định số 130/2018/NĐ-CP Quy định chi tiết thi hành Luật Giao Dịch Điện Tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số thì chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác.

Chữ ký số thường được Công ty Cổ phần dùng ký thay cho các chữ ký trên văn bản hoặc tài liệu số thực hiện qua giao dịch trực tuyến. Bên cạnh đó, chữ ký số còn được sử dụng để kê khai nộp thuế trực tuyến, hải quan điện tử, giao dịch ngân hàng, giao dịch tại cơ quan hành chính nhà nước,…Trong đó, quá trình hình thành chữ ký số cho Công ty Cổ phần sẽ bao gồm tạo ra chữ ký số và kiểm tra, chứng thực chữ ký số.

Lưu ý: Hoạt động kiểm tra, chứng thực chữ ký số của Công ty Cổ phần sẽ do Tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số có giấy phép do Bộ Thông tin và Truyền thông cấp.

2.5. Mở tài khoản ngân hàng cho Công ty Cổ phần

– Công ty Cổ phần sau khi thành lập không bắt buộc phải có tài khoản ngân hàng theo quy định của pháp luật nhưng trên thực tế, để đáp ứng nhu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoàn thành các nghĩa vụ đối với cơ quan nhà nước thì việc mở tài khoản ngân hàng đối với Công ty Cổ phần là điều cần thiết.

– Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng cho Công ty Cổ phần bao gồm các thành phần như sau:

+ Giấy đề nghị mở tài khoản theo mẫu của ngân hàng;

+ Bản sao có chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp;

+ Bản sao chứng thực Thẻ căn cước/Chứng minh thư nhân dân/Hộ chiếu còn hiệu lực người đại diện pháp luật;

+ Bản sao chứng thực của Giấy chứng nhận mẫu dấu.

Lưu ý: Vì hiện nay pháp luật đã bãi bỏ thủ tục thông báo mẫu con dấu doanh nghiệp nên trong Hồ sơ mở tài khoản ngân hàng Công ty Cổ phần có thể trình bày vấn đề này bằng văn bản đối với ngân hàng.

Sau khi nộp hồ sơ hợp lệ, hoàn thành các thủ tục theo quy định và được cấp tài khoản ngân hàng thì Công ty Cổ phần cần thực hiện việc thông báo tài khoản ngân hàng với Sở Kế hoạch và Đầu tư trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày có tài khoản ngân hàng.

2.6. Nộp tờ khai thuế môn bài

– Công ty Cổ phần sau khi thành lập sẽ được miễn thuế môn bài trong năm đầu tiên, tuy nhiên, Công ty vẫn cần nộp tờ khai thuế môn bài. Theo quy định của pháp luật hiện hành thì có hai cách để Công ty Cổ phần tiến hành nộp tờ khai thuế môn bài, đó là nộp tờ khai trực tiếp tại cơ quan thuế hoặc nộp tờ khai thuế môn bài qua hình thức trực tuyến thông qua Hệ thống Thuế điện tử của Bộ Tài Chính theo địa chỉ website: thuedientu.gdt.gov.vn.

– Công ty Cổ phần nộp tờ khai thuế môn bài trực tiếp:

+ Chuẩn bị tờ khai lệ phí môn bài theo quy định tại Nghị định số Nghị định 139/2016/NĐ;

+ Viết giấy nộp tiền vào ngân sách nhà nước.

– Công ty Cổ phần nộp tờ khai thuế môn bài trực tuyến: Công ty sử dụng chữ ký số đã được cấp để tiến hành đăng ký khai và nộp thuế điện tử qua địa chỉ website: thuedientu.gdt.gov.vn của Bộ Tài Chính.

2.7. Thực hiện nghĩa vụ thanh toán cổ phần

– Theo quy định tại Điều 113 Luật Doanh nghiệp 2020 thì các cổ đông cần thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Trong thời hạn đó, nếu cố đông chưa thanh toán hoặc chỉ thanh toán được một phần số cổ phần đã đăng ký mua thì cổ đông chưa thanh toán số cổ phần đã đăng ký mua sẽ đương nhiên không còn là cổ đông của Công ty Cổ phần, và không được quyền chuyển nhượng quyền mua cổ phần cho người khác. Tuy nhiên, cổ đông vẫn được biểu quyết, nhận lợi tức và các quyền khác với số cổ phần đã thanh toán.

– Sau khi hết thời hạn cổ đông cần thanh toán đủ số cổ phần đã đăng ký mua 30 ngày nhưng Công ty vẫn chưa thanh toán được đủ số cổ phần thì cần phải đăng ký điều chỉnh vốn điều lệ bằng mệnh giá số cổ phần đã được thanh toán đủ.

Lưu ý: Thời hạn thực hiện nghĩa vụ thanh toán cổ phần có thể được quy định khác tại Điều lệ của Công ty.

2.8. Sổ đăng ký cổ đông

– Công ty Cổ phần cần phải lập và lưu giữ sổ đăng ký cổ đông sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp. Theo quy định của Luật Doanh nghiệp 2020 thì sổ đăng ký cổ đông có thể được lập bằng một trong hai hình thức là văn bản giấy hoặc tập dữ liệu điện tử, trong đó có thông tin về sở hữu cổ phần của các cổ đông trong công ty.

– Sổ đăng ký cổ đông của Công ty Cổ phần cần đảm bảo đầy đủ một số nội dung sau:

+ Tên, địa chỉ trụ sở chính của Công ty;

+ Tổng số cổ phần được quyền chào bán, loại cổ phần được quyền chào bán và số cổ phần được quyền chào bán của từng loại cổ phần;

+ Tổng số cổ phần đã bán của từng loại và giá trị vốn cổ phần đã góp;

+ Họ, tên, địa chỉ liên lạc, quốc tịch, số giấy tờ pháp lý của cá nhân đối với cổ đông là cá nhân và Tên, mã số doanh nghiệp hoặc số giấy tờ pháp lý của tổ chức, địa chỉ trụ sở chính đối với cổ đông là tổ chức;

+ Số lượng cổ phần từng loại và ngày đăng ký cổ phần của mỗi cổ đông.

– Trong một số trường hợp có sự điều chỉnh về cổ đông hay địa chỉ liên lạc thì Công ty Cổ phần phải cập nhật nội dung trong sổ đăng ký cổ đông và thông báo kịp thời tới các cổ đông của Công ty Cổ phần.

2.9. Thành lập Ban kiểm soát

– Trong trường hợp Công ty Cổ phần lựa chọn tổ chức quản lý và hoạt động theo mô hình có Ban kiểm soát thì sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Công ty cần tiến hành thành lập Ban kiểm soát theo quy định của pháp luật.

– Ban kiểm soát của Công ty Cổ phần sẽ có từ 03 đến 05 Kiểm soát viên. Nhiệm kỳ của Kiểm soát viên là không quá 05 năm và có thể được bầu lại với số nhiệm kỳ không hạn chế.

Trong đó, yêu cầu cơ bản đối với Trưởng ban kiểm soát là phải có bằng tốt nghiệp đại học trở lên thuộc một trong các chuyên ngành kinh tế, tài chính, kế toán, kiểm toán, luật, quản trị kinh doanh hoặc chuyên ngành có liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; quyền và nghĩa vụ của Trưởng Ban kiểm soát sẽ do Điều lệ công ty quy định. Ban kiểm soát phải có hơn một nửa số Kiểm soát viên thường trú tại Việt Nam.

Lưu ý: Đối với Công ty Cổ phần lựa chọn loại hình tổ chức và hoạt động trên và có dưới 11 cổ đông, các cổ đông là tổ chức sở hữu dưới 50% tổng số cổ phần của Công ty thì không bắt buộc phải có Ban kiểm soát.

Bài viết liên quan:

Tư vấn đặt tên doanh nghiệp, những điều cần lưu ý

Quyền thành lập và quản lý doanh nghiệp tại Việt Nam

Trên đây là một số điểm cần lưu ý đối với Công ty Cổ phần sau khi được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp của Luật Thành Đô.

Hiện nay, thay vì trực tiếp thực hiện một số các công việc và thủ tục như trên thì các Công ty Cổ phần thường lựa chọn các dịch vụ hỗ trợ thành lập Công ty của các tổ chức có lĩnh vực trong tư vấn dịch vụ pháp lý cho doanh nghiệp. Trong trường hợp cần tư vấn chi tiết, Quý khách hàng có thể liên hệ tới Công ty Luật Thành Đô để được hỗ trợ.